Agendas: A importância de utilizar agendas para fazer o planeamento de negócio
O planeamento é sinónimo de produtividade, especialmente para um negócio. Isso, que por sua vez está diretamente relacionado com os lucros. Por este motivo, para que o planeamento seja ainda mais eficiente é fundamental o uso de agendas.
Gerir os compromissos pessoais e de trabalho é fundamental para garantir um bom desempenho e eficiência em todos os aspetos da vida. Afinal, quando se faz um planeamento eficiente, todas as atividades são conciliadas, e executadas sem desperdício de tempo.
É através da agenda que é possível controlar as tarefas que se têm de executar. E, seja em relação à gestão ou na operação de uma empresa, irão sempre existir atividades quotidianas a realizar, tornando a organização essencial.
Com este artigo vai perceber a importância das mesmas na gestão de um negócio. Além disso, vai perceber como utilizá-las de maneira mais eficaz.
Agendas: Como as utilizar como ferramenta auxiliar na gestão de negócios
Seja em papel ou digital, a verdade é que as agendas ainda são um dos meios mais funcionais para organizar a rotina. Tanto na vida pessoal quanto na profissional.
Quando tratamos da gestão de uma empresa, as agendas, de maneira geral, atuam como um instrumento que facilita a elaboração de estratégias para otimizar a produtividade.
Isso impacta diretamente os resultados da empresa sendo, portanto, muito importante fazer uma boa gestão da mesma.
Mas para que sejam, de facto, eficientes no planeamento de um negócio é preciso saber como utilizá-las da melhor forma. Não basta simplesmente escrever os compromissos.
Continue a ler e fique a conhecer dicas essenciais sobre como elaborar um bom planeamento com recurso a esta ferramenta.
1 - Enumere as suas atividades
A primeira coisa que deve fazer para elaborar um bom planeamento é listar as atividades do dia-a-dia.
Com isto, é possível obter um panorama geral do que precisa de ser feito, bem como das atividades mais importantes do dia e que, portanto, precisam ser priorizadas.
Não se esqueça de determinar prazos para a conclusão de cada atividade. Ao final do dia, elimine todas as atividades que já foram concluídas. Aproveite e liste as tarefas que deverão ser executadas no dia seguinte.
2 -Separe as tarefas por ordem de prioridade
Organizar as tarefas de acordo com a prioridade torna o planeamento mais eficiente. E, isso permite-lhe gerir o tempo de maneira profissional.
A organização pode ser feita com as atividades mais relevantes. Deve também contabilizar as tarefas que são necessárias e que geram resultados a curto, médio ou longo prazo.
No grupo das atividades urgentes, devem estar:
- As tarefas atrasadas
- As tarefas cujo prazo esteja ultrapassado
- Atividades com prazo perto da data
3 - Tenha uma rotina de planeamento
Seja com as ações externas ou então com atividades internas, é essencial que a empresa tenha uma rotina de planeamento.
Tudo deve ser planeado independentemente do tamanho da tarefa. Isso porque, no final, de alguma forma, haverá um impacto nos resultados alcançados pela empresa.
A gestão da agenda resume-se a ter o hábito de planear tudo desde os pequenos detalhes até os dados mais extensos.
É interessante mencionar que dependendo do porte da empresa existem sistemas de gestão que podem fazer todo este planeamento de forma automatizada e integrada entre as diferentes áreas.
Sendo assim, uma vez planeada e organizada uma agenda externa de um colaborador, as diversas áreas ficam cientes e, caso exista uma necessidade, conseguem avaliar a melhor decisão e encaminhar a atividade para outro colaborador.
As agendas são ótimos métodos de gestão para diferentes tipos de negócio. Isso porque são ferramentas eficientes e práticas de organização de planeamento.
Lembre-se: uma agenda organizada é sinónimo de resultados positivos e mais lucro para uma empresa!